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Al igual que cualquier otra persona que
desarrolla un comercio o un negocio, los IBO
deben conducir sus actividades de manera
profesional para recibir un trato equitativo en
lo que se refiere a su ingreso comercial y
deducción de gastos bajo la Ley del Impuesto
sobre la Renta. Esto incluye las actividades
siguientes: comenzar con un plan de negocios
personal bien definido, una proyección del
presupuesto y punto de equilibrio, y
modificaciones periódicas a tu actividad
comercial con el fin de lograr tus objetivos.
También tiene que ver con la disciplina
necesaria para poder separar con exactitud el
ingreso y los gastos personales de los del
negocio.
Quisimos ofrecer la guía de Contabilidad
básica para IBO a todos los IBO con el fin
de compartir lo que consideramos consejos
sencillos y de primera clase sobre cómo mantener
tus registros a medida que edificas tu negocio.
Esperamos que a fin de evitar el error costoso
que suele resultar de registros mal mantenidos,
todos los IBO sigan los pasos provistos en esta
guía y, de ser necesario, consulten a un asesor
fiscal –preferiblemente un contador profesional–
que entienda este increíble negocio que has
decidido desarrollar.
Joe DePetris, el autor de dicha guía, es un
contador público y asesor profesional del
Consejo. Ha trabajado diligentemente con miles
de IBO, desde los principiantes hasta los
niveles Diamante y superiores. Sus esfuerzos han
ayudado a los IBO a ahorrar tiempo y dinero
mediante los recursos y el conocimiento
necesarios para mantener registros adecuados de
su actividad comercial, de manera que satisfagan
los requisitos de la de la Agencia Canadiense de Administración Tributaria (ACAT). En
esta guía, Joe comparte el mismo conocimiento
que ofrece a sus clientes.
Esperamos que esta guía te resulte útil a medida
que edificas tu negocio. Por favor no dudes en
enviar cualquier pregunta que tengas a la IBOA
International:
220 Lyon Street NW, Suite 850
Grand Rapids, MI 49503
Tel: 616.776.7714
Fax: 616.776.7737
Nota: Esta guía ha sido preparada como un
recurso educativo -y exclusivamente informativo-
para ayudar a guiarte. No debe considerarse un
asesoramiento legal, contable ni de ninguna otra
índole profesional. Nada de lo incluido en la
presente implica una recomendación del autor, de
la
IBOA International ni de
Amway, respecto a medidas o métodos de
cumplimento regulatorio. Los lectores y usuarios
que decidan tomar, o dejar de tomar, cualquier
medida en base a la información provista aquí,
primero deberán consultar a su asesor fiscal
calificado, preferiblemente un contador
profesional, o autoridades regulatorias
correspondientes.
Si bien se ha realizado todo el esfuerzo posible
para proporcionar información exacta y actual,
los formularios y los materiales de referencia
provistos aquí se ofrecen únicamente para fines
explicativos y no necesariamente serán los
materiales más actuales disponibles. Cualquier
cambio subsiguiente a las leyes fiscales
federales, como por ejemplo una enmienda
legislativa o interpretación de la ACAT, podría
cambiar algunos de los materiales provistos. Por
consiguiente, tu propio asesor fiscal calificado
deberá ser la autoridad final respecto a estos
asuntos.
ÍNDICE
Bienvenidos nuevos IBO
Contabilidad: Qué
hacer y Qué no hacer
Sugerencias para
completar el Formulario T2124: Detalles
importantes
Gastos de automóvil
Gastos de viajes,
comidas y entretenimiento
Edificación del
negocio en forma de equipo
Gastos del negocio por
concepto de uso del hogar
Gastos de teléfono
Gastos de creación de
sueños
Gastos de guardería
(cuidado de niños)
Contratación de
empleados
Observaciones finales
Plan de negocios,
Tabla III
Misión
Objetivos
Las claves del éxito
Instrucciones para
completar tu proyección del presupuesto y punto
de equilibrio
Plan de negocios ―
Hoja de trabajo para la proyección de ingresos
Plan de negocios ―
Alcanza el nivel Platino
Bienvenidos nuevos IBO
Te has convertido en empresario y ahora formas
parte de la categoría de trabajadores autónomos.
En dicha calidad, hay ciertas cosas que debes
saber para optimizar tu nueva oportunidad. Aun
cuando hayas sido dueño, o seas dueño, de otro
negocio además de ser IBO, por favor observa que
posiblemente existan cosas relativas a este
negocio que son diferentes a las de otros
negocios. Quizá algunas personas consideren que
esta guía es demasiado sencilla pero la misma
fue diseñada con el fin de ser una herramienta
educativa para todos los niveles de
entendimiento, inclusive el más básico.
De todas formas, aunque seas un empresario
principiante o veterano, espero que te
entusiasme la idea de edificar este negocio. A
medida que avanzas en el camino hacia el éxito,
tendrás acceso a muchas herramientas diseñadas
para ayudarte a edificar tu negocio. El tema de
la discusión siguiente comienza con el uso de
dos de las herramientas más básicas: un lápiz y
una agenda. Aunque no lo creas, este comienzo te
enseñará maneras sencillas de gestionar tu
propio plan de negocios y proyección del
presupuesto y punto de equilibrio. Si aún no
tienes una agenda, puedes comprar una de tu
propio negocio en las tiendas asociadas Franklin
Covey o Office Depot dentro del sitio amway.ca.
No te puedo enseñar a ser contador pero sí te
puedo enseñar sobre las clases de registros que
necesitas mantener para tu negocio. También te
daré sugerencias que te ayudarán en el caso de
que la ACAT (o CRA por sus siglas en inglés)
desee examinar tus registros. Si la ACAT se
comunica contigo y no has mantenido registros
adecuados, es posible que tengas que gastar
cientos o hasta miles de dólares
innecesariamente que podrías haber invertido en
la edificación de tu negocio.
No sólo es importante mantener buenos registros
para fines fiscales, sino que también te
proporcionarán información importante que te
ayudará a gestionar tu negocio durante todo el
año para poder alcanzar tus objetivos. Notarás
esto especialmente cuando tu negocio crezca y
aumente la cantidad de IBO en tu organización
descendente. Si bien la contabilidad y gestión
de registros no es la parte más emocionante del
desarrollo de tu propio negocio, es sumamente
importante.
Ahora que sabes sobre la importancia de una
buena contabilidad así como las herramientas que
te permitirán realizar tus tareas, te daré
algunas indicaciones para garantizar el buen
estado de tus registros de manera que puedas
corroborar toda la información provista en tu
declaración de impuestos.
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Contabilidad: Qué hacer y Qué no hacer
En lo que se refiere a la contabilidad, la
sencillez funciona mejor. No te agobies con
paquetes de contabilidad complejos porque hay
soluciones más sencillas a tu disposición. Te
insto a utilizar los materiales que se incluyen
en esta guía, así como todos los organizadores
fiscales desarrollados por tu línea ascendente,
con el fin de lograr tus tareas de contabilidad
necesarias. Dichos artículos han sido diseñados
especialmente para ti y para tu negocio y por
consiguiente, son una herramienta eficaz.
Como mínimo, cuando comienzas un negocio es
importante preparar un
plan de negocios y
proyección del presupuesto y punto de equilibrio.
Estas herramientas básicas ayudarán a guiarte en
el camino hacia la rentabilidad. Al final de
esta guía se incluyen ejemplos de formularios
para ayudarte a preparar tu propio plan de
negocios y proyección del presupuesto y punto de
equilibrio. Consulta a tu línea ascendente y a
asesores profesionales calificados para que te
ayuden a completar dichas actividades.
No esperes; utiliza tus herramientas de
contabilidad con frecuencia.
La naturaleza de tu negocio requiere de un
seguimiento diario de asuntos como kilometraje,
viajes y demás gastos. Es por esta razón que
todo comienza con un lápiz y una agenda. Si
esperas hasta fin de año, te resultará difícil
recordar todos los detalles del mismo. También
deberías consultar tus materiales de
organización fiscal, inclusive tu proyección del
presupuesto y punto de equilibrio, al menos una
vez al mes con el fin de evaluar la actividad de
tu negocio y realizar cualquier modificación
necesaria. Además de actualizar la información
del mes actual, fíjate también en los meses
anteriores. La ACAAT considera que una frecuente
actividad contable es un factor esencial en el
momento de distinguir un comercio o negocio real
de un mero pasatiempo.
Registra con exactitud todo el ingreso y los
gastos relacionados a tu negocio. Cerciórate
de registrar los gastos en las categorías
correspondientes, y evita utilizar categorías
generales como “misceláneo”, “oficina” o
“materiales.” Cuando llegue el momento de
reportar esa información en tu declaración de
impuestos, resulta más claro separar todos los
gastos relacionados en vez de combinar todo bajo
una sola categoría. Es mejor que tu examinador
pueda ver todos tus gastos con rapidez. La ACAT
repasa las declaraciones en busca de información
lógica antes de decidir si las auditará o no;
por esta razón, si reportas grandes cantidades
de gastos “misceláneos” inexplicados, ello
podría crear dudas en cuanto a la lógica de esa
información.
Puedes dividir tus gastos de oficina normales en
algunas de las siguientes categorías comunes:
“porte y envío;” “cuotas y suscripciones;”
“equipos;” “materiales;” y “servicios
públicos.” Otras categorías de gastos más
amplias podrían ser: “publicidad y promoción;”
“automóvil;” y “viajes, comidas y
entretenimiento” (para asistir a seminarios,
congresos y demás eventos).
Guarda los “documentos originales” para
corroborar tus ingresos y gastos.
Para todo lo referente a tu ingreso debes
guardar facturas y estados de cuenta mensuales,
formularios de pedidos y comprobantes de
depósitos bancarios. Para todo lo referente a
tus gastos debes guardar los cheques
cancelados, recibos de compras con dinero en
efectivo, registros de tu tarjeta de crédito y
cualquier otro comprobante de pagos. Un sistema
sencillo es archivarlos de la misma manera en
que los reportarás, es decir, bajo categorías de
ingresos o egresos. De esta manera si te piden
que justifiques una cifra reportada en tu
declaración de impuestos, sabrás exactamente
dónde encontrar los documentos para comprobar
dicha cifra.
Utiliza cuentas separadas para tus necesidades
personales y las de tu negocio.
Esta pauta es esencial para edificar y manejar
tu negocio de manera “profesional”. Con cuentas
separadas tu negocio tendrá una identidad
propia. Si tienes una cuenta bancaria separada
para tu negocio, tus responsabilidades contables
serán más sencillas y también será una manera de
demostrar a la ACAT que tomas en serio tus
actividades comerciales. Si utilizas una tarjeta
de crédito para tu negocio, también podrías
solicitar una cuenta de tarjeta de crédito
separada para el uso exclusivo de tu negocio. El
interés que pagas por concepto de cargos del
negocio es deducible, pero el interés pagado por
cargos personales no lo es. Si utilizas una sola
tarjeta para tus gastos personales y los de tu
negocio, es posible que tengas que realizar
cálculos complicados para tratar de separar la
porción del interés correspondiente a los gastos
del negocio. Una vez que establezcas cuentas
separadas, es importante mantenerlas separadas y
no mezclar los fondos entre las mismas.
Identifica todos los depósitos en tu cuenta
comercial. En
cada comprobante de depósito, podrías incluir
una breve descripción que indique la naturaleza
de los fondos depositados. También podrías
archivar cada comprobante de depósito con una
fotocopia del cheque, o los cheques,
depositados. Si te auditan años después, te
resultará difícil recordar el origen de cada
depósito y sin tener documentación alguna, es
probable que la ACAT considere todos los
depósitos como ingresos del negocio.
Identifica las transferencias de fondos entre
cuentas bancarias.
Si transfieres fondos de tu cuenta personal a tu
cuenta comercial, o viceversa, debes anotar el
número de cuenta de donde procedieron los
fondos. De ser necesario, esto te permitirá
identificar la fuente de la transferencia más
adelante.
Mantén cuentas bancarias separadas para negocios
múltiples.
Si operas más de un negocio, te resultará útil
gestionar la actividad financiera de cada uno
mediante cuentas bancarias separadas. Por lo
general, también es mejor reportar la actividad
comercial de cada negocio en un formulario T2125
separado junto con tu declaración de impuestos
individual.
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Sugerencias para completar el Formulario T2125:
Detalles importantes
A la hora de reportar tu actividad comercial a
la ACAT, el secreto yace en los detalles. Un
informe exacto y detallado comienza con un
entendimiento general de las disposiciones
fiscales que afectan tu negocio. A continuación
proporcionaré un esbozo de algunos de los puntos
destacados; no obstante, no dejes de procurar la
ayuda de un profesional si algo no te queda
claro. Si te preparan la declaración de
impuestos, puedes deducir el costo
correspondiente a ese servicio siempre y cuando
sea incurrido principalmente para los fines de
completar dicha declaración.
En tu calidad de único propietario o sociedad,
debes reportar tu actividad comercial en tu
declaración de impuestos T1 anual personal, con
el formulario
T2125. El formulario
T2125, ‘Statement of Business
Activities’ (Declaración de actividades
comerciales) está disponible mediante la ACAAT y
también se incluye en la Business and
Professional Income Guide (Guía de ingresos
comerciales y profesionales,
T4002) de la ACAT. Aunque ambos
cónyuges estén registrados con Amway, la
formación de una sociedad para fines fiscales
dependerá de la intención de las partes. Para
determinar dicha intención se debe evaluar todos
los hechos y las circunstancias que componen la
relación de negocios. La asignación de los
ingresos de la sociedad debe ser razonable bajo
las circunstancias y, preferiblemente, se debe
basar en un convenio escrito.
En la sección de identificación del formulario
T2125 deberás proporcionar un código de
industria (industry code), número
comercial (business number),
número de amparo fiscal (tax shelter number)
y número de identificación del individuo que
registró la sociedad (partnership filer
identification number). El código de la
industria para las ventas directas es 454390. Si
te registraste con la ACAT y recibiste tu
propio número comercial, indica dicho número
bajo “Business Number”; de lo contrario,
deja esa parte vacía. Amway Global no ofrece amparo
fiscal así que no incluyas ningún número de
amparo fiscal. Si tu sociedad está compuesta por
más de 5 individuos, indica el número de
identificación del individuo que registró la
sociedad. De lo contrario, deja esa parte vacía.
Explica tus “ventas” y el “costo de los bienes
vendidos.” A
la hora de reportar tus ingresos, cerciórate de
reportar bajo la categoría de “ventas” todos los
recibos correspondientes a la venta de productos
y materiales de apoyo al negocio a otros IBO,
Miembros, Clientes o demás clientela. Luego,
bajo la categoría de “costo de los bienes
vendidos” reporta tu costo por concepto de
dichos productos y materiales. Si pormenorizas
dichos artículos en el formulario T2124 en vez
de simplemente reportar el resultado final (es
decir, el ingreso neto), ayudarás a demostrar el
nivel de actividad de tu negocio.
Excluye artículos de uso personal y promocional
de las categorías de “ventas” y “costo de bienes
vendidos.”
Si consideras los productos obtenidos de tu
inventario para uso personal como una “venta” a
ti mismo, e incluyes el valor de los mismos en
el cálculo del costo de los bienes vendidos,
probablemente generes un ingreso neto negativo
que llamará la atención de los auditores. Una
alternativa es eliminar los productos de uso
personal del costo de los bienes vendidos
durante el año antes de determinar el costo de
los bienes vendidos. Similarmente, los productos
y materiales de apoyo al negocio entregados a
otras personas para interesarlas en los
productos o animarlas a edificar el negocio,
deben ser deducidos como un gasto de
“publicidad”.
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Gastos de automóvil:
La naturaleza de tu negocio puede resultar en
una cantidad significativa de viajes en
automóvil, particularmente en la primera etapa
de desarrollo de tu negocio. Éste es un gasto
que requiere de una documentación y
corroboración muy detallada para obtener las
deducciones permisibles.
Si usas tu vehículo para fines personales y
comerciales, debes repartir los gastos entre
ambos usos. Recuerda que no puedes deducir la
porción de gastos de automóvil correspondientes
al uso personal o el ir y venir del trabajo. Por
esta razón debes documentar regularmente la
cantidad de kilómetros que conduces en viajes de
negocios diarios. Nuevamente, el lugar más
sencillo y lógico para hacer esto es en tu
agenda.
Anota cada viaje de negocios en tu agenda y
documenta la cantidad de kilómetros conducidos
por viaje. Al lado de cada kilometraje
documentado, escribe la siguiente información:
dónde, cuándo y por qué. El “por
qué” siempre incluirá el propósito comercial de
tu viaje. Para simplificar, puedes utilizar
códigos o símbolos para los fines más comunes.
Por ejemplo, podrías usar las siglas “MEP” para
“mostrar el plan”, “C” para congresos, “B” para
viajes al banco, “E” para entregas a clientes, y
así sucesivamente. El “quién” debe ser el nombre
y la dirección de la persona que visitas. Si vas
a una reunión abierta sobre la oportunidad de
negocio, anota el nombre y la dirección del
anfitrión (la anfitriona) de la reunión, el
nombre del orador y el nombre de cualquier
candidato que lleves a la misma. Escribe el
nombre de todas las personas a quienes muestras
el plan, aun cuando dichas personas no se
registren en el negocio. También es buena idea
documentar el nombre, si lo sabes, de las
personas que reclutas así como el método de
reclutamiento. Por último, retén copias de todos
los boletines de tu línea ascendente para
corroborar cualquier reunión abierta, congreso,
sesión de entrenamiento y demás eventos de
negocios a los que hayas viajado.
No se puede deducir ningún kilometraje incurrido
por el viaje diario al/del trabajo, pero sí se
puede deducir el kilometraje incurrido para
desarrollar tu negocio. Generalmente, las reglas
de la ACAT también mantienen que para deducir
gastos de automóvil el viaje debe comenzar en la
residencia principal del negocio, que en el caso
de la mayoría de los IBO significa su propio
hogar. Esta provisión presenta un caso
interesante si eres como muchos otros IBO
exitosos que con frecuencia manejan sus negocios
durante la hora del almuerzo o cuando están
viajando al/del trabajo.
¿Qué pasa si conduces al trabajo cada mañana
(ese kilometraje no es deducible), y luego
conduces para reunirte con un candidato y
mostrarle el plan a la hora del almuerzo? El
kilometraje de ida y vuelta desde tu trabajo
hasta la reunión sí es deducible porque fue
exclusivamente para fines comerciales. ¿Qué pasa
si te encuentras con tu línea descendente en el
viaje de regreso a tu casa? El kilometraje desde
tu trabajo hasta la reunión después del trabajo
es deducible. Sin embargo, el kilometraje desde
la reunión después del trabajo hasta tu casa no
lo es, porque forma parte de tu viaje de ida y
vuelta desde tu casa al trabajo. A la mañana
siguiente, en camino al trabajo, ¿qué pasa si te
detienes a hablar con tu línea ascendente sobre
tu negocio? Los kilómetros desde tu casa hasta
la primera parada son deducibles porque saliste
de la residencia principal de tu negocio en un
viaje de negocios. Sin embargo, el kilometraje
desde esa primera parada hasta tu trabajo no es
deducible porque, nuevamente, forma parte del
viaje de ida y vuelta desde casa al trabajo. ¿Te
resulta muy detallado? Sí, pero cada milla
legítima y deducible importa, así que es una
tarea que merece la pena.
Para hacer una deducción apropiada de los gastos
de automóvil, primero debes separar tu
kilometraje personal y al/del trabajo de la
cantidad documentada de kilómetros
correspondientes a tu negocio. Anota la cantidad
de kilómetros que figura en el odómetro al
principio y al final del año para determinar la
cantidad de kilómetros conducidos en todo el
año. El total de kilómetros conducidos por año,
menos la cantidad documentada de kilómetros del
negocio, equivale el total de kilometraje
personal y al/del trabajo. Seguidamente, para
separar el kilometraje personal del kilometraje
al/del trabajo, determina la cantidad de
kilómetros del viaje de ida y vuelta de tu casa
al trabajo, y multiplica esa cifra por la
cantidad aproximada de días trabajados durante
el año.
Kilómetros del negocio
+
kilómetros al/del trabajo
+
kilómetros personales
=====================
=
Total de kilómetros en el año
La cantidad total del kilometraje de negocios,
personal y de ida y vuelta al trabajo, te
ayudará a completar la sección titulada ‘Motor
Vehicle Expenses’ (gastos de vehículos de
motor) del formulario T2125. Cuando acabes de
determinar el kilometraje correspondiente a tu
negocio, se te permitirá una deducción por
concepto de gastos de gasolina, seguros,
mantenimiento, licencia, suscripción a clubes
automotrices, depreciación, costos de alquiler y
el interés incurrido por préstamos de automóvil,
en la proporción equivalente al total de
kilómetros del negocio y total de kilómetros
conducidos en el año. Observa que el costo del
estacionamiento y peajes incurridos en tus
viajes de negocios son un gasto deducible
separado y no debes incluirlos con tus gastos de
automóvil.
Busca ayuda para calcular el gasto
correspondiente a la depreciación. La cantidad
de depreciación permisible es limitada,
complicada y cambia cada año.
Es buena idea retener todos tus recibos de
gasolina y reparaciones durante el año. Debes
ser capaz de corroborar todos los kilómetros
declarados. Los recibos de gasolina, cambios de
aceite y reparaciones generalmente ofrecen la
mejor prueba.
Es un trabajo pesado tener que documentar los
gastos de automóvil ¡pero no te canses de usar
tu lápiz y tu agenda! Te aseguro que valdrá la
pena cada minuto que dediques a la documentación
del uso de tu vehículo. Además, es una buena
práctica de negocios. Si mantienes buenos
registros, especialmente los registros
pertinentes a los gastos de automóvil y viajes,
te ahorrarás cientos y hasta miles de dólares en
el caso de que te auditen. Así que utiliza tus
herramientas para anotar tus gastos con
entusiasmo, como si alguien estuviese a tu lado
ofreciéndote todo ese dinero para documentar la
información.
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Gastos de viajes, comidas y entretenimiento:
Otros gastos de viajes como hoteles, comidas y
entretenimiento, alquiler de autos, tarifas de
taxis, estacionamiento, peaje, propinas, etc.
deben ser corroborados con recibos y pruebas de
pago. También los debes documentar en tu agenda
con la información siguiente: quién, dónde,
cuándo y por qué.
Sólo se puede deducir un 50% de los gastos de
comidas y entretenimiento. Por consiguiente,
dichos gastos se deben documentar separadamente
de los demás gastos de viajes. Asimismo, puedes
deducir comidas locales cuando estés realizando
actividades de negocios, pero únicamente si
pagas por tu comida y también por la de la
persona que estás entreteniendo. Esta deducción
también se limita al 50%.
Una última advertencia respecto a los gastos de
viajes es no deducir el costo de viajes de
visita a tu familia para las fiestas. Aunque tus
familiares participen en el negocio y las
fiestas sean una buena oportunidad para
conversar con ellos sobre asuntos de negocios,
queda mal que incluyas esos gastos en tu
declaración de impuestos y también atrae
escrutinio. Estos gastos generalmente acaban
siendo menores así que no valen la pena, aunque
sean legítimos.
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Edificación del negocio en forma de equipo:
Si tu cónyuge es tu socio(a) y realmente trabaja
en el negocio, debes comunicarle esta
información al individuo que prepara tu
declaración. Este hecho es importante porque las
leyes fiscales prohíben la deducción de viajes
de negocios si el propósito del viaje de los
cónyuges no está relacionado al negocio. Pero si
tu cónyuge es tu socio(a) y va de viaje contigo
por razones comerciales, entonces también podrás
deducir sus gastos de viaje, comidas y
entretenimiento.
En la declaración de impuestos deberás indicar
que tú y tu cónyuge son socios en el negocio.
Técnicamente, en ese caso tú y tu cónyuge
deberán presentar formularios T2125 separados
para reflejar el total de ingresos y gastos en
base al interés de cada uno en la sociedad.
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Gastos del negocio por concepto de uso del hogar:
Los gastos del negocio por concepto de uso del
hogar generalmente incluyen el interés pagado
por el préstamo de vivienda, impuestos a la
propiedad, y también otros “gastos operativos”
como seguros, servicios públicos, mantenimiento
y depreciación. Todos estos gastos son divididos
según el porcentaje del hogar que usas para tu
oficina.
No vayas a pensar que si tu negocio está ubicado
en tu casa, eso automáticamente significa que
tienes derecho a esta deducción. Para calificar
para las deducciones de gastos del negocio por
concepto de uso del hogar, la oficina en tu casa
debe reunir los requisitos siguientes:
(a)
La parte de tu hogar designada para tu
oficina debe ser usada exclusivamente
y en forma regular para actividades
comerciales, y
(b)
La oficina en tu hogar debe ser “el lugar de
negocios principal”; es decir, debe ser la
ubicación fija y principal donde realizas
una cantidad sustancial de las actividades
administrativas y de gestión del negocio.
Dichas actividades administrativas y de
gestión incluyen las siguientes: llamar a
IBO existentes o potenciales para fines de
negocios, programar reuniones o hacer citas,
guardar productos o materiales de apoyo al
negocio, presentar eventos y realizar
actividades de contabilidad y pagos de
cuentas.
Para calcular los gastos del negocio por
concepto de uso del hogar, se divide la cantidad
de pies cuadrados de tu oficina por la cantidad
de pies cuadrados de tu hogar. El porcentaje que
resulta de ese cálculo luego se aplica a los
gastos mencionados anteriormente.
Los gastos del negocio por concepto de uso del
hogar son deducibles en la medida en que el
negocio sea rentable. Si no eres rentable
durante un año determinado, igual vale la pena
calcular y declarar estas cantidades porque las
cantidades no permitidas por falta de
rentabilidad se pueden transferir a otro año en
el cual sí eres rentable. La sección del
formulario T2125 titulada ‘Calculation of
business-use-of-home’ (Cálculo del uso del
hogar para el negocio) se utiliza para
determinar si son aceptables los gastos del
negocio por concepto de uso del hogar.
Debes buscar ayuda respecto a las implicaciones
y los cálculos relativos a la declaración de
gastos de depreciación (asignación de costo de
capital) sobre la parte de tu casa que se
utiliza para tu negocio. El cálculo de la
asignación de costo de capital se prorratea
según la porción de uso del hogar; además es
complicada y cambia cada año, y podría causarte
una deuda u obligación fiscal significativa en
el futuro.
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Gastos de teléfono:
Si sólo tienes una línea telefónica en tu hogar
que también utilizas para llamadas personales,
no puedes deducir ninguna porción del cargo
mensual estándar incurrido por el uso del
teléfono. En dicho caso, sólo puedes deducir los
gastos de larga distancia relacionados a tu
negocio. Si instalas una segunda línea
telefónica específicamente para fines
comerciales, puedes deducir el cargo básico de
esa línea. También es deducible el servicio de
mensajería de voz (voice mail). El uso
comercial de un teléfono celular también es
deducible pero debes mantener un registro de las
llamadas comerciales (nombre, número, cantidad
de minutos) con los estados de cuenta que
recibes del proveedor del servicio celular.
Nunca es buena idea deducir 100% de los cargos
de tu teléfono celular porque invariablemente,
todos usamos nuestro teléfono para llamadas
personales en algún momento.
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Gastos de creación de sueños:
Aun cuando la creación de sueños es importante
para generar motivación en el negocio, por lo
general no conviene deducir los gastos
relativos. Dichos gastos pueden incluir la
admisión a una exhibición de barcas o vehículos
recreativos, o el kilometraje conducido para ver
casas lujosas, aun cuando te acompañe tu línea
descendente. Al fin y al cabo, se trata de
pequeños gastos que no justifican el escrutinio
que recibirás a cambio. No dejes de crear
sueños, pero tampoco incluyas dichos gastos en
tu declaración de impuestos.
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Gastos de guardería (cuidado de niños):
En el caso de algunos individuos, el cuidado de
los niños puede ser un gasto necesario para
gestionar las actividades de su negocio. No
obstante, dicho gasto no se puede considerar un
gasto deducible del negocio. La ACAT considera
que los gastos de guardería o niñeras deben
incluirse como deducciones bajo la categoría de
cuidado de niños que se reporta separadamente.
Deberás incluir el nombre, dirección y número de
seguro social de cada proveedor de cuidado de
niños, así como el total de dinero que le(s)
pagaste en el transcurso del año.
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Contratación de empleados:
Cuando tu negocio crezca y comiences a contratar
empleados, tendrás que procurar el asesoramiento
personalizado de un profesional. Hay varios
requisitos federales y provinciales que pueden
ser muy costosos para tu negocio si no son bien
administrados. Dichos requisitos varían de
provincia a provincia y hay bastantes otros
detalles pertinentes que van más allá del
alcance de esta guía. Basta con decir que no te
gustarán las multas y el interés aplicables si
no haces las cosas correctamente.
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Observaciones finales:
Para aprobar las deducciones del negocio, la
ACAT primero debe determinar si realmente estás
operando un negocio. A ese fin, la agencia
evaluará tus registros y prácticas de
contabilidad, y también querrá saber si
preparaste un
plan de negocios y proyección
del presupuesto y punto de equilibrio
cuando
comenzaste tu negocio. Luego examinarán cómo has
utilizado dichas herramientas para modificar tus
prácticas comerciales en busca de rentabilidad.
Para que las deducciones de tu negocio sean
aceptadas, debes demostrar que participas
activamente en un comercio o negocio; que tus
deducciones son ordinarias y necesarias en tu
comercio o negocio; y que tu intención es
obtener ganancias de tu actividad comercial.
Por lo general, tu objetivo debe ser conducir tu
actividad comercial de manera profesional.
Primero separa tu actividad comercial de tu
actividad personal, y mantén registros exactos
para confirmar esa diferencia. Fija metas y
repasa tu método operativo con frecuencia para
cerciorarte de que efectivamente estás
alcanzando tus objetivos. Busca siempre maneras
de mejorar la productividad y la rentabilidad.
Obtén la ayuda de los expertos en tu línea
ascendente y échale ganas al negocio.
Presta atención al nivel de actividad de tu
negocio. Si no muestras el plan con frecuencia y
no haces mucho más que ir a los eventos, no sólo
te resultará difícil demostrar tu intención de
obtener ganancias sino que también te resultará
difícil obtener esas ganancias. Así que trabaja
duro, MUESTRA EL PLAN con frecuencia (entre un
mínimo de 5 a 10 veces por mes), y genera ventas
a tus Miembros, Clientes y el resto de tu
clientela. Sigue estos consejos y la actividad
de tu negocio hablará por sí sola.
A medida que crece tu negocio y aumenta tu
rentabilidad, es posible que tengas que hacer
pagos fiscales cada tres meses a la ACAT para
cubrir los impuestos sobre la renta y de trabajo
por cuenta propia. Aun cuando los pagos se deben
efectuar trimestralmente, es buena idea guardar
dinero con antelación cada semana o cada mes
para poder realizar esos pagos. Busca ayuda con
esto porque la gestión incorrecta puede resultar
en una acumulación de intereses y multas.
La última sugerencia y quizá la más importante
es ser honesto al realizar tus actividades
contables y al preparar tu declaración de
impuestos. No participes en prácticas fiscales
abusivas ni sugieras las mismas a los demás. Un
comportamiento semejante no sólo te perjudica a
ti, sino también al resto de las personas en el
negocio debido a la imagen y la reputación que
tú comunicas.
La información y las herramientas en esta guía
no son glamorosas ni emocionantes pero sí están
diseñadas para ayudarte. La contabilidad es una
parte importante del desarrollo de tu negocio.
Así que mantén registros detallados y exactos,
actualízalos y evalúalos cada mes, y sé
diligente en la preparación de tus declaraciones
de impuestos.
¡Te deseo mucho éxito en tu negocio!
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PLAN DE NEGOCIOS
TABLA III
ALCANZA EL NIVEL PLATINO
(GASTOS
COMÚNMENTE INCURRIDOS EN LA EDIFICACIÓN DE UN
NEGOCIO IMPULSADO POR AMWAY)
Automóvil
– Para proyectar este gasto, separa un
porcentaje de los costos operativos de tu
automóvil (por ejemplo la gasolina,
mantenimiento, seguros, depreciación, impuestos
y gastos de interés) basándote en el porcentaje
aproximado del uso del vehículo en tu negocio, o
también puedes multiplicar la cantidad
aproximada de kilómetros conducidos por razones
de negocios por la tasa de millaje estándar que
puede variar de un año a otro.
Equipo y servicios de comunicación
– Considera todas las líneas y servicios del
negocio (por ejemplo: teléfono, celular,
mensajería de voz, correo electrónico) en la
medida en que serán utilizados para fines
comerciales. Cerciórate de excluir de tus
proyecciones todo gasto incurrido por el uso
personal. No incluyas ninguna porción de los
cargos telefónicos de tu hogar; incluye
únicamente los cargos incurridos por llamadas de
larga distancia relacionadas a tu negocio.
Capacitación y educación continua
– Consulta a tu línea ascendente para determinar
el costo aproximado de la asistencia a
seminarios y eventos, la compra de Materiales de
apoyo al negocio y demás cuotas y suscripciones.
Viajes, comidas y entretenimiento
– Consulta a tu línea ascendente para determinar
el costo aproximado asociado con viajes a
eventos de capacitación y educación continua,
reuniones de grupo, identificación de clientes
potenciales y promoción de productos.
Publicidad y promoción
– Consulta a tu línea ascendente para determinar
el costo aproximado asociado con la promoción de
productos y herramientas de identificación de
clientes potenciales.
Uso del hogar para fines comerciales
– Para proyectar este gasto, separa un
porcentaje del interés de tu hipoteca, impuestos
a la propiedad y demás costos operativos (por
ejemplo el seguro, mantenimiento y servicios
públicos) basándote en la cantidad de pies
cuadrados de tu oficina en el hogar dividida por
el total de pies cuadrados de tu hogar. Tu
oficina en el hogar debe ser el lugar principal
donde realizas actividades del negocio, y debe
ser usada exclusiva y regularmente para dichas
actividades.
Materiales
– Para proyectar este gasto, determina el costo
aproximado de materiales para la oficina,
franqueo y envío, y demás artículos misceláneos.
PLAN DE NEGOCIOS PROPUESTO
PARA
________________________________________________________
(Nombre
del IBO)
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MISIÓN: Lograr
objetivos financieros mediante el desarrollo de
mi propio negocio.
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OBJETIVOS: Comenzar
un negocio con una mínima inversión de capital y
edificarlo hacia un nivel de rentabilidad
sostenido mediante el uso de un plan comprobado
y los recursos a mi disposición.
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CLAVES DEL ÉXITO:
(1)
aprovechar completamente la ayuda y la
capacitación ofrecidas por mi línea
ascendente por medio de Materiales de
desarrollo profesional y entrenamiento,
talleres y conferencias;
(2)
trabajar duro, especialmente en la
identificación de clientes potenciales y la
expansión de mi negocio;
(3)
repasar constantemente las prioridades del
negocio con el fin de disminuir los costos y
aumentar la productividad.
Nota: La misión, los objetivos y las claves del
éxito indicados anteriormente son una pauta
general que se ofrece como ejemplo. Puedes
adoptarlos así como están o crear tu propia
versión de los mismos.
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Instrucciones para completar tu proyección del
presupuesto y punto de equilibrio
RECUERDA,
todos los datos que ingresas en tu proyección
del presupuesto y punto de equilibrio son
cantidades mensuales.
Paso 1: Para completar la línea 6 en la hoja de trabajo, utiliza la línea 1 (PV) de la Hoja de trabajo para la proyección de ingresos.
Paso 2: Completa
la línea 7 en la hoja de trabajo. La cantidad de
“Ganancias brutas de las ventas minoristas” es
equivalente al precio de venta del producto
menos tu costo.
Las ventas minoristas son una parte importante
del crecimiento de tu negocio. Consulta a tu
línea ascendente respecto a oportunidades de
ventas minoristas a tu disposición.
Paso 3: Suma
las líneas 6 y 7 para completar la línea 8.
Transfiere la cantidad de la línea 8 de la hoja
de trabajo, a la línea 1 en la hoja de
Proyección del presupuesto y punto de equilibrio.
Paso 4: Después
de repasar la Tabla III y consultar con tu línea
ascendente, completa las líneas 2 hasta la 8 en
la Proyección del presupuesto y punto de
equilibrio.
Paso 5: Haz
los cálculos. Suma las líneas 2 hasta la 8 para
completar la línea 9. Resta la línea 9 de la
línea 1 para completar la línea 10.
Si tus gastos superan tus ingresos en un mes
determinado, pon esa cantidad entre paréntesis.
Cuando llegues al punto en que tus ingresos son
iguales a tus gastos, habrás alcanzado el punto
de equilibrio.
A medida que vayas alcanzando niveles de
distinción más altos (Zafiro, Esmeralda,
Diamante, etc.) tus ingresos deberían aumentar y
tus gastos deberían disminuir.
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PLAN DE NEGOCIOS
HOJA DE TRABAJO PARA LA
PROYECCIÓN DE INGRESOS
ALCANZA EL NIVEL PLATINO
(Crecimiento
aproximado del tamaño del grupo y Total de
ingresos mensuales)
|
|
1er
mes |
3er
mes |
6º
mes |
9º
mes |
12º
mes |
|
Nº de línea |
|
|
|
|
|
|
1 PV |
|
|
|
|
|
|
2
Personas en el
grupo |
|
|
|
|
|
|
3
Auspiciadas
personalmente |
|
|
|
|
|
|
4
Patas de
bonificación |
|
|
|
|
|
|
5
Cantidad de clientes |
|
|
|
|
|
|
6
Ingreso
promedio de bonif.
mensuales |
$_____ |
$_____ |
$_____ |
$_____ |
$_____ |
|
7
Promedio de
ganancia bruta
mensual de las
ventas minoristas |
______ |
______ |
______ |
______ |
______ |
|
8
Total de ingreso
mensual |
====== |
====== |
====== |
====== |
====== |
|
|
15º
mes |
18º
mes |
24º
mes |
36º
mes |
48º
mes |
60º
mes |
|
Nº de línea |
|
|
|
|
|
|
|
1 PV |
|
|
|
|
|
|
|
2
Personas en
el grupo |
|
|
|
|
|
|
|
3
Auspiciadas
personalmente |
|
|
|
|
|
|
|
4
Patas de
bonificación |
|
|
|
|
|
|
|
5
Cantidad de clientes |
|
|
|
|
|
|
|
6
Ingreso
promedio de
bonif.
mensuales |
$_____ |
$_____ |
$_____ |
$_____ |
$_____ |
$_____ |
|
7
Promedio de
ganancia bruta mensual de las ventas
minoristas |
______ |
______ |
______ |
______ |
______ |
______ |
|
8
Total de ingreso mensual |
====== |
====== |
====== |
====== |
====== |
====== |
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PLAN DE NEGOCIOS
ALCANZA EL NIVEL PLATINO
(Proyección
del presupuesto y punto de equilibrio)
|
|
1er
mes |
3er
mes |
6º
mes |
9º
mes |
|
Nº de línea |
|
|
|
|
|
1
Ingreso mensual promedio |
$_____ |
$_____ |
$_____ |
$_____ |
|
Promedio de gastos mensuales |
|
|
|
|
|
2
Automóvil |
$ |
$ |
$ |
$ |
|
3
Comunicación |
|
|
|
|
|
4
Capacitación y educ. continua |
|
|
|
|
|
5
Viajes, comidas y entretenimiento |
|
|
|
|
|
6
Publicidad y promoción. |
|
|
|
|
|
7
Oficina en el hogar |
|
|
|
|
|
8
Materiales |
______ |
______ |
______ |
______ |
|
9
Total de promedio de gastos
mensuales |
$_____ |
$_____ |
$_____ |
$_____ |
|
10
Promedio de flujo de efectivo
mensual
Positivo <Negativo> |
______ |
______ |
______ |
______ |
|
|
12º
mes |
15º
mes |
18º
mes |
24º
mes |
36º
mes |
48º
mes |
60º
mes |
|
Nº de línea |
|
|
|
|
|
|
|
|
1
Ingreso mensual promedio |
$_____ |
$_____ |
$_____ |
$_____ |
$_____ |
$_____ |
$_____ |
|
Promedio de gastos mensuales |
|
|
|
|
|
|
|
|
2
Automóvil |
$ |
$ |
$ |
$ |
$ |
$ |
$ |
|
3
Comunicación |
|
|
|
|
|
|
|
|
4
Capacitación y educ. continua |
|
|
|
|
|
|
|
|
5
Viajes, comidas y entretenimiento |
|
|
|
|
|
|
|
|
6
Publicidad y promoción |
|
|
|
|
|
|
|
|
7
Oficina en el hogar |
|
|
|
|
|
|
|
|
8
Materiales |
______ |
______ |
______ |
______ |
______ |
______ |
______ |
|
9
Total de promedio de gastos
mensuales |
$_____ |
$_____ |
$_____ |
$_____ |
$_____ |
$_____ |
$_____ |
|
10
Promedio de flujo de efectivo
mensual
Positivo <Negativo> |
______ |
______ |
______ |
______ |
______ |
______ |
______ |
Fecha:____________________
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