Text Size
Sábado, Agosto 08, 2020

En lo que respecta a contabilidad, lo más sencillo funciona mejor. No te compliques la existencia con paquetes de contabilidad complejos habiendo soluciones sencillas a tu disponibilidad. Considera utilizar los materiales que vienen con esta guía, un sistema simplificado para llevar a cabo tus tareas de contabilidad esenciales.

Como mínimo, al comenzar un negocio, es importante preparar un plan de negocios, presupuestos y proyecciones de punto de equilibrio. Estas herramientas básicas te ayudarán a establecer tu trayecto a la rentabilidad. Al final de esta guía hay formularios de muestra incluidos para ayudarte a preparar tu propio plan de negocios, presupuestos y proyecciones de punto de equilibrio. Consulta a tu línea ascendente (upline) y a tus asesores profesionales para obtener ayuda en completar estos formularios.

No esperes; usa tus herramientas de contabilidad regularmente. La naturaleza de tu negocio requiere el registro diario de datos como millaje, viajes y otros gastos. Si esperas hasta fin de año, tendrás el reto de recordar todo un año de detalles al mismo tiempo. También deberías consultar tus materiales de organización de impuestos, incluso tu presupuesto y tus proyecciones de punto de equilibrio por lo menos mensualmente para monitorear tu actividad de negocios y hacer ajustes según sean necesarios. Además de actualizar la información del mes en curso, observa los meses anteriores. Eso te ayudará a mantenerte conectado con tu negocio y tu progreso. Los hábitos regulares de contabilidad son un factor esencial considerado por el IRS al distinguir una profesión o negocio de un simple pasatiempo.

Registra precisamente todos los ingresos y gastos relacionados con tu negocio. No dejes de mantener los gastos en las categorías apropiadas y abstente de usar de más las categorías generales como “misceláneos”, “de oficina” o “suministros”. Cuando llegue el momento de reportar estos gastos en tu declaración de impuestos, dará una imagen más clara agrupar los gastos relacionados en categorías separadas en lugar de combinarlos todos en una sola. Es mejor si el examinador de tu cuenta puede ver rápidamente en qué realmente te estás gastando el dinero. El IRS revisa las declaraciones de impuestos para determinar si son razonables antes de decidir si va a hacer una auditoría, y las grandes cantidades de gastos “misceláneos” sin explicación tienden a provocar dudas sobre su razonabilidad y aumentar la probabilidad de una auditoría.

Algunas categorías comunes en las que puedes agrupar tus gastos normales de oficina pueden ser “gastos de porte y de envío”, “cuotas y suscripciones”, “equipo”, “suministros” y “servicios públicos”. Otras categorías más amplias de gastos podrían incluir: “publicidad y promoción”, “automóvil”, “compras de productos Amway al mayoreo”, “viajes y comidas” (por asistir a seminarios y otros eventos).

Mantén los “documentos originales” para corroborar tus ingresos y tus gastos. Para los ingresos, debes retener facturas y estados de cuenta mensuales, formularios de pedidos, boletas de depósito del banco, recibos y libros de contabilidad relacionados con la venta de productos Amway a clientes minoristas, y Formularios 1099. Para los gastos debes retener cheques pagados, recibos de efectivo, registros de tarjetas de crédito, facturas de compras de productos Amway y cualquier otro comprobante de pago. Un sistema sencillo es archivarlos como los reportarías, como por ejemplo, por categoría de ingreso o de gasto. Luego, si te piden que justifiques un monto reportado en tu declaración de impuestos, ya sabes exactamente en dónde encontrar tus comprobantes.

Usa cuentas separadas para necesidades de negocios y personales. Esto es crucial para construir y mantener tu negocio de una manera “formal”. Las cuentas separadas le dan a tu negocio su propia identidad. Tener una cuenta de banco separada para tu negocio verdaderamente simplificará tus responsabilidades de contabilidad y también le demostrará al IRS que tomas tu actividad de negocios en serio. Si usas una tarjeta de crédito para los gastos de tu negocio, considera abrir una cuenta de tarjeta de crédito separada para utilizarla solo en gastos de negocios. Los gastos por intereses pagados en cargos de negocios son deducibles, pero los intereses pagados por cargos personales no. Usar una tarjeta para cargos tanto personales como de negocios puede conducir a cálculos demasiado complicados para tratar de separar esa porción del interés atribuible a los gastos de negocios. Después de establecer cuentas separadas, es importante mantenerlas separadas y no mezclar los fondos entre ellas.

Identifica todos los depósitos a tu cuenta de negocios. Tal vez quieras incluir una breve descripción en cada boleta de depósito que indique la naturaleza de los fondos que se están depositando, ya sea que se deriven de la venta minorista de productos Amway a tus clientes o de los pagos de bonificaciones de Amway. También puedes archivar cada boleta de depósito junto con fotocopias de los cheques depositados. Como alternativa a usar boletas de depósito de papel y fotocopias de otras fuentes de ingresos, puedes considerar almacenar esta información en formato electrónico. Si te hacen una auditoría años más tarde, es difícil recordar la procedencia de cada depósito. Sin documentación, es probable que el IRS considere cualquier depósito como ingresos de negocios.

Identifica las transferencias de fondos entre cuentas bancarias. Si transfieres fondos de tu cuenta personal a tu cuenta de cheques o viceversa, tu boleta de depósito o recibo electrónico de transferencia debe indicar el número de cuenta del cual se originaron los fondos. De ser necesario, esto te permitirá identificar más tarde la fuente de la transferencia.

Mantén cuentas bancarias separadas para diferentes negocios. Si operas más de un negocio, es útil administrar la actividad financiera de cada negocio asignándoles diferentes cuentas bancarias. Generalmente, también es mejor reportar cada actividad de negocios en un formulario Schedule C (Anexo C) separado, con tu declaración de impuestos.