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Jueves, Agosto 06, 2020

La naturaleza de tu negocio puede resultar en una cantidad considerable de viaje en automóvil. Este es un gasto que requiere documentación muy detallada y fundamentación para poder obtener las deducciones permitidas.

Hay dos métodos para determinar la cantidad de gastos de automóvil que reportas por el año: tarifa estándar por milla o gastos reales. En cualquiera de los casos, cuando usas tu vehículo tanto para negocios como para uso personal, debes prorratear tus gastos entre el uso personal y el uso de negocios. Recuerda que no puedes deducir la porción de tus gastos de automóvil que resulten de uso personal o de transportarte de y hacia el trabajo. Debes comenzar entonces por registrar regularmente las millas que manejas en viajes de negocios diarios. El lugar más sencillo y más lógico para hacer esto, nuevamente, es en tu agenda planificadora.

Ingresa cada viaje de negocios en tu agenda planificadora y registra la cantidad de millas que manejes por viaje. Junto a cada entrada de millaje, anota las 4 razones: quién, en dónde, cuándo y por qué. El “por qué” siempre incluye el propósito de negocios de tu viaje. Por sencillez, tal vez quieras usar claves o símbolos para los fines más comunes. Algunos ejemplos serían “DEP” para dar el plan, “S” para seminarios, convenciones o conferencias, “B” para visitas al banco, “E” para entregas de productos a clientes minoristas de Amway, etc. El “quién” sería el nombre y la dirección de la persona a la que visitas. Si vas a un Open (o reunión abierta de la oportunidad del negocio), registra el nombre y la dirección del anfitrión de la reunión, el nombre del orador y los nombres de todas las personas que vayan contigo que estén interesadas en entrar al negocio. Registra los nombres de todos los clientes minoristas a los que les vendes productos y de toda la gente a quien le das el Plan aunque terminen por no entrar al Negocio. También es muy buena idea registrar tu método de contactar a la gente que intentas auspiciar y a quienes tratas de hacerles ventas minoristas de productos. Finalmente, mantén copias de los boletines de tu upline para constatar los opens, seminarios, convenciones, conferencias, sesiones de capacitación y otros eventos de negocios a los cuales viajaste para asistir.

El millaje incurrido en el traslado diario de ida y vuelta al trabajo generalmente no es deducible, mientras que el millaje incurrido para tu negocio sí es deducible. Las reglas del IRS también proveen generalmente que para que los gastos de automóvil sean deducibles, tienes que salir desde tu domicilio de negocios, que para la mayoría de los IBO es su casa. Ahora, esto presenta algunos supuestos interesantes si eres como muchos IBO exitosos que periódicamente conducen negocios a la hora del almuerzo o al viajar hacia y desde el trabajo.

¿Qué tal si manejas al trabajo en la mañana (millaje de transporte no deducible), luego manejas a reunirte con una persona a la que le das el Plan a la hora del almuerzo? El millaje de ida y vuelta de tu lugar de empleo a tu reunión de almuerzo es deducible, ya que fue solamente por razones de negocios. ¿Qué tal si te reúnes con tus IBO en línea descendente (o downline) cuando vas de regreso del trabajo a tu casa?  Tu millaje desde tu lugar de empleo a tu reunión después del trabajo es deducible. Pero tu millaje desde tu reunión después del trabajo hasta tu casa no lo es; se considera parte de tu traslado diario. A la mañana siguiente, de camino al trabajo, ¿qué tal si te paras para pedirle asesoría a los IBO de tu línea ascendente acerca de tu negocio? Pero el millaje de la parada de negocios hacia tu trabajo, nuevamente, es parte de tu traslado diario.  ¿Muchos detalles? Pues sí, pero cada milla legítimamente deducible cuenta, así que es una tarea que vale la pena.

Para hacer una deducción de gastos de automóvil correcta, primero separa tus millas personales y de traslado diario de tus millas documentadas de negocios. Toma las lecturas del odómetro de tu vehículo al principio y al final del año para determinar el total de millas manejadas durante el año. El total de millas por año, menos la cantidad  de millas documentadas de negocios, deben resultar en tu total de millas personales y de traslado diario. A continuación, separa tu millaje de traslado diario y millaje personal, determina las millas de viaje de ida y vuelta de tu casa al trabajo y multiplícalas por la cantidad estimada de días que trabajaste durante el año.

Millas de negocios

+ millas de traslado diario

+ millas personales

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= millas totales del año

Es un requisito listar los totales de millaje de negocios, de traslado de ida y vuelta al trabajo y personales en el dorso del Anexo C. El no incluir uno de los tres puede señalar la declaración para auditoría por aparentar que no estás registrando adecuadamente el millaje o que puedes estar tratando de deducir millaje no deducible. También cerciórate de contestar en forma completa las preguntas de la Parte IV del Anexo C, declarando que tienes evidencia para respaldar tu deducción y que tu evidencia es por escrito.

Una vez que hayas verificado tu millaje de negocios, debes escoger tu método de deducción de tus gastos de automóvil. Si eliges el millaje estándar, acude a www.irs.gov y busca “tarifa estándar por milla”. Esta tarifa varía año con año ya que el costo de operar un vehículo cambia, o puedes deducir un porcentaje de tus gastos totales de automóvil por el año, equivalente al porcentaje de negocios que usaste según los resultados de tus cálculos de millaje (deducción de gastos reales). Los gastos reales de automóvil incluyen gasolina, cambios de aceite, reparaciones, seguro, depreciación, impuestos sobre la propiedad personal (tarifas de placas), gastos de intereses, etc. Observa que los gastos de estacionamiento y casetas incurridos en viajes de negocios son un gasto de negocios deducible por separado y no deben incluirse en tus gastos de automóvil.

Si estás trabajando arduamente en construir tu negocio y, como resultado, manejando muchas millas, entonces la tarifa estándar por milla generalmente resulta en una deducción más alta para el uso de tu automóvil. Si eliges usar la tarifa estándar por milla para deducir tus gastos de automóvil, no puedes deducir ningún otro gasto de automóvil, excepto tal vez el interés pagado sobre el préstamo de tu auto. Puedes usar la deducción de la tarifa estándar por milla además del gasto de interés del préstamo de tu auto en una cantidad proporcional a tu uso de negocios. Por ejemplo, si tus cálculos revelan que el 40% del uso de tu auto fue para tu negocio, entonces, según la deducción de tarifa estándar por milla, también puedes deducir el 40% del interés del préstamo de tu automóvil por ese auto. La tarifa estándar por milla cambia frecuentemente, así que verifica con tu contador o consulta las pautas aplicables del IRS para obtener las tarifas actuales.

Si eliges el método de deducción de gastos reales, debes solicitar ayuda para calcular el gasto de depreciación. La depreciación permisible es limitada, complicada y cambia anualmente. Observa que no puedes recuperar la tarifa estándar por milla y la depreciación al mismo tiempo. Una vez que seleccionas cualquiera de los dos métodos para reportar las deducciones de gastos de automóvil, debes continuar con ese método hasta que cambies de vehículo. En ese momento, puedes seleccionar nuevamente el método que quieres usar.

Generalmente es una buena idea retener todos los recibos de gasolina y reparaciones del año independientemente del método que elijas para reportar tus gastos de automóvil. En cualquiera de los dos, debes poder demostrar que realmente manejaste las millas declaradas. Los recibos de gasolina, cambios de aceite y reparaciones, generalmente son la mejor prueba.

Registrar los gastos de automóvil es un trabajo tedio, ¡pero no te canses de usar esa agenda planificadora! Créeme, valdrá la pena cada minuto que pases documentando adecuadamente el uso de tu auto. Además, es simplemente una buena práctica de negocios hacerlo.  Los registros bien mantenidos, especialmente en lo referente a gastos de automóvil y de viaje, te pueden ahorrar cientos y hasta miles de dólares en el caso de una auditoría. Así que usa tus herramientas para mantener un registro de tus gastos tan ávidamente como si alguien estuviera parado junto a ti ahora, ofreciéndote ese dinero por registrar la información.