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dimanche, janvier 16, 2022

En ce qui concerne la comptabilité, quand c’est simple, c’est mieux. Ne vous enlisez pas dans des programmes de comptabilité complexes quand il existe des solutions simples. Veuillez envisager d’utiliser le matériel fourni avec ce guide, un système de comptabilité simplifié pour accomplir vos tâches de comptabilité nécessaires.

Au minimum, lorsqu’on se lance dans tout type de commerce, il est important de préparer un plan des activités commerciales, des budgets et des projections du seuil de rentabilité. Ces outils de base vous aideront à établir votre parcours sur la voie de la rentabilité. À la fin de ce guide, se trouvent des exemples de formulaires pour vous aider à préparer votre propre plan des activités commerciales, votre budget et vos projections du seuil de rentabilité. Consultez votre PCI en amont et des conseillers professionnels qualifiés pour obtenir de l’aide pour remplir ces formulaires.

N’attendez pas; utilisez vos outils de comptabilité régulièrement. La nature de votre commerce nécessite un suivi quotidien de choses comme le kilométrage, les déplacements et autres frais. Si vous attendez la fin de l’année, vous aurez des problèmes à vous souvenir des détails de toute l’année en même temps. Vous devriez aussi consulter votre classeur consacré aux impôts, y compris votre budget et vos projections du seuil de rentabilité, au moins une fois par mois pour surveiller vos activités commerciales et faire des ajustements si nécessaire. En plus d’actualiser les informations du mois courant, examinez les mois précédents. Cela vous aidera à garder le contact avec votre commerce et vos progrès. Des habitudes régulières de comptabilité constituent un facteur crucial considéré par l’I.R.S. pour distinguer un vrai métier ou commerce d’un simple passe-temps.

Comptabilisez avec précision tous les revenus et frais en rapport avec votre commerce. Assurez-vous de conserver les frais selon la catégorie appropriée, et abstenez-vous d’utiliser des catégories générales comme «divers», «bureau» ou «fournitures». Quand le moment est venu de déclarer ces articles sur votre déclaration d’impôts, vous aurez une idée plus précise pour séparer les frais connexes au lieu de tout réunir ensemble dans une seule catégorie. C’est mieux si votre contrôleur fiscal peut voir rapidement sur quoi vous dépensez réellement votre argent. L’I.R.S. contrôle les déclarations en fonction de la vraisemblance avant de décider de faire un audit, et les sommes importantes de dépenses «diverses» sans explication auront tendance à donner l’alerte au sujet de leur vraisemblance.

Quelques catégories courantes pour départager vos frais de bureaux typiques peuvent comprendre: «affranchissements et expéditions»; «cotisations et abonnements»; «équipement»; «fournitures» et «services publics». D’autres catégories de frais plus vastes pourraient comprendre: «publicité et promotion»; «automobile»; «achats de produits Amway en gros»; «déplacements et repas» (pour assister à des séminaires et autres activités).

Gardez les «documents sources originaux» pour justifier votre revenu et vos dépenses. Pour les articles en rapport avec le revenu, vous devriez conserver les factures et les relevés mensuels, les bons de commande, les bordereaux de dépôt bancaire, les reçus et les registres en rapport avec la vente de produits Amway à des clients au détail, ainsi que les formulaires 1099. Pour les articles en rapport avec les dépenses, vous devriez conserver les chèques payés, les tickets de caisse, les relevés de carte de crédit, les factures d’achat de produits Amway et toute autre preuve de paiement. Un système simple consiste à les classer selon la manière de les déclarer, comme par revenu ou par catégorie de dépenses. Puis, si on vous demande de justifier une somme figurant sur votre déclaration d’impôts, vous saurez exactement où trouver vos documents à l’appui.

Utilisez des comptes séparés pour les besoins professionnels et personnels. C’est crucial pour développer et maintenir une «approche professionnelle» de votre commerce. Des comptes séparés donnent sa propre identité à votre commerce. Avoir un compte bancaire séparé pour votre commerce simplifiera vos responsabilités de comptabilité mais cela montrera aussi à l’I.R.S. que vous prenez votre activité commerciale au sérieux. Si vous utilisez une carte de crédit pour votre commerce, alors vous pourriez aussi vouloir ouvrir un compte de carte de crédit séparé que vous utiliserez seulement pour le commerce. Les frais d’intérêt payés sur les frais commerciaux sont déductibles tandis que les intérêts payés sur les frais personnels ne le sont pas. L’utilisation d’une seule carte pour les frais personnels et professionnels peut donner lieu à de longs calculs pour essayer de séparer cette portion des intérêts correspondant aux dépenses en rapport avec le commerce. Après avoir créé des comptes séparés, il est important de les garder séparés et de ne pas combiner les fonds entre eux. 

Identifiez tous les dépôts bancaires sur votre compte réservé au commerce. Vous pourriez inclure une brève description de chaque bordereau de dépôt indiquant la nature des fonds déposés, soit s’ils sont issus d’une vente au détail de produits Amway à des clients ou de paiements de bonis Amway. Vous pourriez aussi classer chaque bordereau de dépôt avec les photocopies des chèques déposés. Comme solution de remplacement à l’utilisation de bordereaux papier et photocopies d’autres sources de revenu, vous pourriez envisager le stockage électronique de ces informations. Si vous êtes contrôlé quelques années plus tard, c’est difficile de se souvenir la provenance de chaque dépôt. Sans documentation, l’I.R.S. pourrait considérer n’importe quel dépôt comme un revenu issu du commerce.

Identifiez les transferts de fonds entre les comptes bancaires. Si vous transférez des fonds de votre compte personnel à votre compte réservé au commerce, ou vice versa, alors votre bordereau de dépôt ou votre reçu de transfert électronique devrait indiquer le numéro de compte d’où viennent les fonds. Cela vous permet d’identifier plus tard la source du transfert, si besoin est.

Ayez des comptes bancaires séparés pour plusieurs commerces. Si vous exploitez plus d’un commerce, il est utile de gérer l’activité financière de chaque commerce en assignant des comptes bancaires séparés. En général, il est aussi préférable d’enregistrer chaque activité commerciale sur une Annexe C séparée avec votre déclaration de revenus individuelle.