La nature de votre commerce peut résulter en un montant significatif de déplacements en automobile. Ces frais nécessitent une documentation très détaillée et des justificatifs afin d’obtenir les déductions autorisées.
Il y a deux méthodes pour déterminer le montant des frais d’automobile que vous déclarez pour l’année: la déduction normale des frais kilométriques ou les dépenses réelles. Dans les deux cas, quand vous utilisez votre véhicule pour le commerce et pour vos besoins personnels, vous devez répartir vos frais entre l’utilisation personnelle et l’utilisation pour le commerce. N’oubliez pas que vous ne pouvez pas déduire la portion de vos frais d’automobile résultant de l’utilisation personnelle ou de votre trajet entre le domicile et le lieu de travail. Vous devriez commencer à enregistrer régulièrement les kilomètres parcourus pour les déplacements liés quotidiennement au commerce. Le moyen le plus simple et le plus logique pour le faire consiste à nouveau à utiliser votre agenda.
Notez chaque déplacement pour le commerce dans votre agenda et inscrivez le nombre de kilomètres parcours par déplacement. À côté de chaque saisie de kilométrage, notez les quatre éléments suivants: qui, quand, où et pourquoi. Le «pourquoi» comprendra toujours le but de ce déplacement pour le commerce. Pour des raisons de simplicité, vous pouvez utiliser des codes ou des symboles pour les buts les plus courants. Des exemples pourraient inclure, «PDP» pour la présentation du Plan, «S» pour séminaires, conventions ou conférences, «B» pour banque, «L» pour la livraison de produits Amway aux clients et ainsi de suite. «Qui» pourrait être le nom et l’adresse de la personne que vous allez voir. Si vous allez à une réunion publique sur l’opportunité commerciale, notez le nom et l’adresse de la personne qui organise la réunion, le nom de l’orateur et le(s) nom(s) de personnes que vous emmenez qui sont intéressées à rejoindre le Commerce. Notez le nom de tous les clients au détail à qui vous vendez des produits et de toutes les personnes à qui vous présentez le Plan, même si elles ne rejoignent pas le Commerce plus tard. C’est aussi une très bonne idée de noter votre méthode pour contacter les gens que vous essayez de parrainer et de ceux à qui vous essayez de vendre de produits au détail. Enfin, gardez des copies des bulletins d’information de votre PCI en amont pour justifier les réunions, séminaires, conventions, conférences, sessions de formation et autres activités commerciales auxquelles vous assistez.
Le kilométrage parcouru pour le trajet entre le domicile et le lieu de travail n’est généralement pas déductible tandis que le kilométrage parcouru pour la poursuite de votre commerce est déductible. Les règles de l’I.R.S. prévoient en général que pour que les frais d’automobile soient déductibles, vous devez monter à bord à partir de votre principale place d’affaires, soit le domicile pour la plupart des PCI. Cela donne donc lieu à des scénarios intéressants si vous êtes comme un grand nombre de PCI florissants qui mènent régulièrement leurs activités commerciales à l’heure du déjeuner ou lors du trajet entre le domicile et le lieu de travail.
Qu’en est-il si vous allez au travail le matin (kilométrage d’un trajet non déductible) puis que vous conduisez pour rencontrer une personne à laquelle vous présentez le Plan à l’heure du déjeuner? Le kilométrage aller-retour de votre travail à votre réunion à l’heure du déjeuner est déductible puisqu’il était uniquement pour des raisons commerciales. Qu’en est-il si vous rencontrez des PCI en aval sur le trajet de retour du travail? Le kilométrage du lieu de travail à votre réunion après le travail est déductible. Mais le kilométrage de votre réunion après le travail jusqu’à votre domicile ne l’est pas car on considère qu’il fait partie de votre navette. On dirait qu’il y a beaucoup de détails? Oui, mais chaque kilomètre légitime et déductible compte alors cela vaut bien la peine de tout compter.
Pour faire une déduction appropriée des frais d’automobile, vous devrez d’abord séparer votre kilométrage personnel et votre kilométrage des navettes au lieu de travail de votre kilométrage documenté pour le commerce. Notez le kilométrage au compteur du véhicule au début et à la fin de l’année pour déterminer le nombre de kilomètres parcourus dans l’année. Le nombre total de kilomètres dans l’année, moins le nombre de kilomètres documentés pour le commerce vous donne le nombre de kilomètres parcourus à titre personnel et pour les navettes au lieu de travail. Ensuite, séparez le nombre de kilomètres parcourus à titre personnel et pour les navettes au lieu de travail, déterminez le kilométrage aller-retour au lieu de travail et multipliez par nombre estimé de jours travaillés durant l’année.
Kilométrage pour le commerce
+ Kilométrage des navettes au lieu de travail
+ Kilométrage personnel
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= Nombre total de kilomètres dans l’année
Le kilométrage total pour le commerce, les navettes quotidiennes au lieu de travail et les déplacements personnels doivent tous être indiqués au verso de l’Annexe C. Le fait de ne pas inclure n’importe lequel de ces trois totaux peut être un signal d’audit que vous ne tenez pas un suivi adéquat de votre kilométrage ou que vous essayez peut-être de déduire du kilométrage non déductible. En outre, assurez-vous aussi de répondre de façon complète aux questions de la Section IV de l’Annexe C, reconnaissant que vous avez des preuves pour appuyer votre déduction et qu’il s’agit de preuves par écrit.
Après avoir vérifié votre kilométrage pour le commerce, vous devez choisir votre méthode de déduction de vos frais d’automobile. Si vous choisissez le kilométrage normal, allez sur le site www.irs.gov et recherchez «déduction normale des frais kilométriques». Ce taux varie d’une année à l’autre de la même façon que le coût d’utilisation du véhicule change ou bien vous pouvez déduire un pourcentage de l’utilisation pour le commerce tel que déterminé par vos calculs du kilométrage (déduction des frais réels). Les frais d’automobile réels incluent l’essence, les vidanges, les réparations, l’assurance, l’amortissement, les taxes mobilières (frais de plaque d’immatriculation), frais d’intérêt, etc. Veuillez noter que les frais de stationnement et de péage encourus lors des déplacements pour le commerce sont des dépenses d’entreprise déductibles séparément et qu’ils ne doivent pas être inclus dans vos frais d’automobile.
Si vous travaillez fort pour développer votre commerce et que, de ce fait, vous parcourez beaucoup de kilomètres, alors la déduction normale des frais kilométriques donne droit, en général, à une déduction plus élevée pour l’utilisation de votre automobile. Si vous choisissez d’utiliser la déduction normale des frais kilométriques, vous ne pouvez pas déduire d’autres frais d’automobile, sauf peut-être les intérêts payés sur votre prêt-automobile. Vous pouvez bénéficier de la déduction normale des frais kilométriques en plus des frais d’intérêts sur votre prêt-automobile pour un montant proportionnel à votre utilisation du véhicule pour le commerce. Par exemple, si vos calculs révèlent que 40% de l’utilisation de votre auto était pour le commerce alors, selon la déduction normale des frais kilométriques, vous pouvez déduire en plus 40% des intérêts de votre prêt pour cette auto. Le taux normal de déduction du kilométrage change fréquemment alors consultez votre comptable ou les directives de l’I.R.S. pour les taux actuels.
Si vous choisissez la méthode des dépenses réelles, vous voudrez demander de l’aide pour calculer les frais d’amortissement. La provision pour amortissement est limitée, compliquée et elle change tous les ans. Veuillez noter que vous ne pouvez pas bénéficier à la fois de la déduction normale des frais kilométriques et des frais d’amortissement. Une fois que vous choisissez soit la méthode des dépenses réelles soit la méthode de déduction normale des frais kilométriques, vous devez continuer avec cette méthode jusqu’à ce que vous changiez de véhicule. À ce moment-là, vous pouvez choisir à nouveau la méthode que vous désirez utiliser.
C’est généralement une bonne idée de conserver tous les reçus d’essence et de réparations pour l’année, quelle que soit la méthode de dépenses choisie pour votre automobile. Quelle que soit la méthode, vous devez pouvoir justifier que vous avez réellement fait le kilométrage déclaré. Les reçus pour l’essence, les vidanges et les réparations sont en général la meilleure preuve.
L’enregistrement des frais d’automobile est un travail fastidieux mais continuez à utiliser votre agenda! Croyez-moi, cela vaudra bien la peine de chaque minute passée à documenter correctement l’utilisation de votre automobile. En outre, c’est aussi une bonne pratique commerciale. Des dossiers bien tenus, en particulier en ce qui concerne les frais d’automobile et de déplacements, pourraient vous faire économiser des centaines ou même des milliers de dollars en cas d’audit. Alors, utilisez vos outils pour faire un suivi de vos dépenses tout comme si quelqu’un vous surveillait à côté de vous pour le faire, en vous offrant cet argent pour enregistrer les informations!
